Топливная карта Helios:
заправка без наличных

1Что такое топливная карта

Топливная карта — это пластиковая карта (или её электронная версия в приложении Helios), с которой оплачивают топливо и товары на станциях сети. Деньги на карте — не кредит: вы пополняете баланс заранее, а карта тратит только то, что на ней есть, в пределах установленных лимитов.

Для водителя это способ не носить наличные и не собирать чеки. Для компании — способ убрать из процесса подотчётные деньги: расход виден по каждому автомобилю, а бухгалтерия получает один комплект документов в месяц вместо горсти чеков от водителей.

2Виды карт

Мы выпускаем три вида карт. Отличаются они не «уровнем престижа», а тем, кому и для чего нужны.

Топливные карты номиналом 20 000 ₸, которые разыгрываются в акции, — это как раз подарочные карты: их баланс зачисляется на счёт победителя в приложении Helios. Подробности — в правилах акции.

3Скидки и цена литра

Скидка по карте считается с литра и зависит от объёма, который вы выбираете за календарный месяц по всем картам договора. Пересчёт происходит автоматически первого числа: не нужно ничего подтверждать или просить.

Цена литра фиксируется в момент заправки по цене стелы конкретной станции, а скидка вычитается сразу — в чеке видно и полную цену, и скидку. Скидка не суммируется со скидкой по акциям на конкретной АЗС: применяется та, что выгоднее для вас.

4Лимиты и контроль расхода

Лимиты — главное, зачем компании берут карты. Их можно ставить в любом сочетании, и они работают на стороне колонки: если водитель попробует залить больше, оператор увидит отказ.

• По литрам — например, не больше 60 литров за одну заправку или 1 200 литров в месяц на карту.
• По сумме — дневной, недельный или месячный лимит в тенге.
• По виду топлива — карта только на дизель или только на АИ-92, чтобы в бак не попало не то топливо.
• По времени — заправки только в рабочие дни и часы, например с 7:00 до 20:00.
• По количеству заправок — не больше двух в день, чтобы исключить «слив» на сторону.
• По географии — разрешить только станции нужных областей или конкретный список АЗС.
• По товарам — запретить покупку товаров в магазине, оставив только топливо.

Изменения лимитов вступают в силу в течение минуты. Карту можно мгновенно заблокировать в кабинете или звонком на линию 8-800-080-54-44 — например, если водитель потерял её в дороге.

5Отчёты и закрывающие документы

Всё, что нужно бухгалтеру, формируется само. Мы не просим собирать чеки с водителей и не отправляем документы «по запросу».

• Онлайн-выписка по каждой карте: дата, время, станция, вид топлива, литры, цена, скидка и итог.
• Отчёт по автомобилям и водителям за любой период — с расходом на 100 км, если вы вносите пробег.
• Ежемесячный комплект документов: акт, накладная и электронная счёт-фактура через ИС ЭСФ.
• Выгрузка операций в Excel и в формате для 1С.
• Уведомления на почту или в Telegram: о заправке сверх лимита, о низком балансе, о блокировке карты.

Доступ в кабинет можно выдать нескольким сотрудникам с разными правами: например, бухгалтеру — документы и выписки, логисту — лимиты и карты, без доступа к финансовым документам.

6Как заправиться по карте

7Пополнение баланса

Баланс общий для всех карт договора, а лимиты распределяют его между водителями. Пополнить можно так:

• Безналичным переводом по счёту из кабинета — зачисление в день поступления денег, обычно в течение часа.
• Картой банка в приложении или кабинете — мгновенно, без комиссии.
• Наличными на станции — оператор пополнит карту на любую сумму от 1 000 ₸.
• Автопополнением — когда баланс опускается ниже заданной суммы, деньги списываются с привязанной карты автоматически.

Неиспользованный баланс не сгорает и не имеет срока действия. При расторжении договора остаток возвращается на расчётный счёт компании в течение 10 рабочих дней.

8Безопасность

• Карта не даёт доступ к банковскому счёту: на ней только тот баланс, который вы пополнили.
• Каждая операция проходит проверку лимитов на сервере, а не на самой карте — подделать пластик бесполезно.
• PIN-код, блокировка в один клик и перевыпуск карты бесплатны.
• Уведомления о каждой заправке приходят владельцу договора, а не только водителю.
• Доступ в кабинет — по логину, паролю и с журналом действий сотрудников.

9Как оформить карту

Личную карту можно получить сразу, корпоративную — за один рабочий день.

10Частые вопросы

Нужно ли платить за карту и её обслуживание?

Нет. Выпуск, перевыпуск, блокировка и обслуживание карт бесплатны. Вы платите только за топливо и товары.

Что будет, если водитель потеряет карту?

Заблокируйте её в кабинете или позвоните на линию — баланс останется на договоре и перейдёт на новую карту. Перевыпуск бесплатный.

Можно ли заправить чужую машину по корпоративной карте?

Можно, если вы не ограничили карту конкретным автомобилем. Многие компании оставляют одну «свободную» карту для подменных машин и командировок.

Работает ли карта за пределами сети Helios?

Нет, карта принимается только на станциях Helios. Зато на них — без исключений и дополнительных условий: в сети более 277 АЗС по регионам Казахстана.

Можно ли снять деньги с карты?

Нет, баланс расходуется только на топливо и товары на АЗС. Возврат остатка возможен при расторжении договора — на расчётный счёт компании.

Как связаны топливные карты и акция на 10 литров?

Талон на 10 литров из акции — отдельный документ, он живёт в личном кабинете участника и не требует карты. А вот призовые топливные карты по 20 000 ₸ зачисляются балансом в приложение Helios.